Fiziksel aktivite içeren bir etkinlikte sorumluluk kimde? Sözleşmede bulunması gereken maddeler, sigorta kapsamı ve sağlık beyanı süreci.
Kurumsal etkinlik planlamasında en az konuşulan ama en çok riski taşıyan konu budur: fiziksel aktivite içeren bir organizasyonda bir şey ters giderse sorumluluk kimdedir?
Bu yazı hukuki danışmanlık değildir; teklif ve sözleşme aşamasında sorulması gereken soruların pratik listesidir. Şirketinizin hukuk veya satın alma birimiyle birlikte kullanılmak üzere hazırlanmıştır.
Sözleşmede bulunması gereken 9 madde
1. Hizmet kapsamı — kalem kalem
"Kurumsal spor etkinliği organizasyonu" tek başına bir kapsam tanımı değildir. Sözleşmede ekipman, personel sayısı, ulaşım, yemek, sarf malzemesi ve ek hizmetler ayrı ayrı yazılmalıdır. Kapsam dışı kalemler de açıkça listelenmelidir.
2. Personel sayısı ve nitelikleri
Eğitmen, rehber ve hakem sayısı rakamla yazılmalı; ilk yardım sertifikalı personel bulunup bulunmayacağı belirtilmelidir. Bu, hem hizmet kalitesi hem sorumluluk açısından kritiktir.
3. Katılımcı sayısı ve kesinleşme tarihi
Kaç gün öncesine kadar sayı güncellenebilir, eksilme durumunda ne olur, fazlalık kabul edilir mi. Kurumsal etkinliklerde kayıt yaptıranların %10–20'sinin katılmaması normaldir; bu tarih yazılı değilse gelmeyenlerin bedeli de ödenir.
4. Ödeme planı
Ön ödeme oranı, bakiye vadesi ve fatura düzeni. Şirketinizin satın alma süreci ön ödeme yapmıyorsa bunu teklif aşamasında söyleyin — sonradan çıkan bir uyumsuzluk organizasyonu geciktirir.
5. İptal ve erteleme koşulları
Üç ayrı senaryo yazılmalıdır:
- Şirketin iptali: Hangi tarihe kadar hangi oranda iade
- Hizmet sağlayıcının iptali: Tam iade mi, alternatif tarih mi, tazminat var mı
- Mücbir sebep (hava, doğal afet, resmî kısıtlama): Kararı kim verir, ne zaman verir, ön ödeme ne olur
6. Hava koşulu ve alternatif program
Açık hava etkinliklerinde ayrı bir madde olmalıdır: kararın hangi saatte ve kim tarafından verileceği, alternatif tarih hakkı ve varsa kapalı alan B planı.
7. Sigorta
Kimin hangi sigortayı yaptıracağı ve kapsamı. Detay aşağıda.
8. Sorumluluk sınırı
Hizmet sağlayıcının kusurundan kaynaklanan zararlar ile katılımcının kendi davranışından kaynaklananlar ayrılmalıdır. Sözleşmede "tüm sorumluluk katılımcıya aittir" şeklinde tek taraflı bir madde varsa, hukuk biriminize gösterin.
9. Görsel kullanım izni
Etkinlikte çekilen fotoğraf ve videoların kim tarafından, nerede kullanılabileceği. Hizmet sağlayıcı kendi tanıtımında kullanacaksa bu ayrıca izne tabidir ve çalışanların rızası gerekir.
Sigorta: en çok atlanan konu
Hangi sigortalar var?
- Ferdi kaza sigortası: Katılımcının yaralanması durumunda devreye girer. Genellikle günlük, katılımcı listesi üzerinden yapılır.
- Üçüncü şahıs mali mesuliyet: Hizmet sağlayıcının, etkinlik sırasında üçüncü kişilere veya mala verdiği zarar.
- Tesis sigortası: Tesisin kendi poliçesi — sizin katılımcılarınızı kapsamayabilir.
Bu üçü farklı şeylerdir ve biri diğerinin yerine geçmez. "Tesisin sigortası var" cümlesi, katılımcılarınızın sigortalı olduğu anlamına gelmez.
Kapsam dışı kalabilecek sporlar
Standart ferdi kaza poliçeleri bazı aktiviteleri riskli spor kapsamında değerlendirip hariç tutabilir:
- Kayak ve snowboard
- Tırmanış ve bouldering
- Su sporları (dalış, rafting, yelken)
- Hava sporları (yamaç paraşütü, bungee)
- Motor sporları
Bu sporlarda poliçenin ilgili branşı kapsadığını yazılı olarak teyit ettirin. "Sigortamız var" yeterli bir cevap değildir.
Çalışanın kendi sağlık sigortası yeterli mi?
Şirketin özel sağlık sigortası poliçeleri genellikle tedaviyi karşılar ama etkinlik sorumluluğunu karşılamaz; ayrıca riskli spor istisnaları burada da geçerli olabilir. Etkinliğe özel günlük poliçe, ek maliyeti düşük ve koruma değeri yüksek bir kalemdir.
Kurumsal Spor Etkinliklerinde Sigorta ve Sorumluluk Matrisi
Aşağıdaki matris, kurumsal etkinliklerde karşılaşılan riskleri ve hangi poliçenin neyi karşıladığını netleştirir:
| Sigorta Türü | Kimi ve Neyi Korur? | Kim Tarafından Yaptırılır? | Kritik İstisnalar / İK Notu |
|---|---|---|---|
| Ferdi Kaza Sigortası | Katılımcının etkinlikteki kaza, yaralanma ve tedavi masraflarını | Organizatör ajans (isim listesi üzerinden) | Rafting, kayak ve tırmanış gibi ekstrem branşlar için özel zeyilname şarttır. |
| 3. Şahıs Mali Mesuliyet | Etkinlik alanındaki üçüncü şahıslara veya tesise verilebilecek maddi hasarları | Organizatör ajans | Yetkisiz acentelerde bulunmaz; sözleşme öncesi poliçe numarası istenmelidir. |
| Tesis İşletme Sigortası | Mekanın yangın, deprem veya yapısal kusurlarından doğan zararları | Tesis sahibi / işletmeci | Katılımcının sahada burkulan ayağını veya düşmesini KAPSAMAZ. |
| İşveren Sorumluluk Sigortası | Çalışanın mesai/şirket organizasyonu kapsamındaki iş kazası iddialarını | Şirketin mevcut kurumsal sigortası | Etkinliğin şirket yönetimince resmi onaylı bir takvimde olması gerekir. |
Sağlık beyanı süreci
Fiziksel aktivite içeren etkinliklerde katılımcılardan sağlık beyanı alınması hem güvenlik hem sorumluluk açısından gereklidir. Pratik kurgu:
- Kayıt formunda kısa bir beyan: Kalp rahatsızlığı, tansiyon, hamilelik, yeni geçirilmiş ameliyat, hareket kısıtı, alerji ve kullanılan ilaç.
- Evet/hayır sorusu, teşhis sormayın. "Aşağıdaki durumlardan biri sizde var mı?" yeterlidir; detay gerekiyorsa ilgili kişiyle birebir konuşulur.
- Bilgiyi kim görecek: Yalnızca etkinlik sorumlusu ve saha ekibi. Yöneticilere iletilmemelidir.
- Etkinlik sonrası silinmeli. Saklama süresi belirlenmeli ve bildirilmelidir.
KVKK açısından dikkat edilecekler
Sağlık bilgisi özel nitelikli kişisel veridir ve normal kişisel veriden daha katı koşullara tabidir. Etkinlik kaydı sırasında bu veriyi topluyorsanız:
- Açık rıza alınmalı; rıza metni ayrı ve anlaşılır olmalıdır
- Amaç sınırlı olmalı: yalnızca etkinlik güvenliği
- Saklama süresi belirlenmeli ve süre sonunda silinmelidir
- Hizmet sağlayıcıyla paylaşılıyorsa, veri işleyen sıfatı ve aktarım koşulları yazılı olmalıdır
- Fotoğraf ve video için ayrı rıza alınmalıdır; bu da kişisel veridir
Pratik öneri: sağlık beyanını hizmet sağlayıcıya ham hâliyle göndermek yerine, yalnızca operasyonel olarak gerekli özeti iletin — "3 katılımcı için düşük tempolu alternatif gerekiyor" gibi.
Katılımın gönüllülüğü
Hukuki olmaktan çok ilkesel ama sonuçları hukuka değen bir konu: fiziksel aktivite içeren etkinliklere katılım zorunlu tutulmamalıdır. Zorunlu tutulan bir aktivitede yaşanan sakatlanma, sorumluluk açısından tamamen farklı bir zemin oluşturur.
Pratik çözüm: her etkinlikte katılmak istemeyenler için alternatif bir program tanımlayın. Bu hem sorumluluk riskini azaltır hem katılım oranını paradoksal biçimde artırır — zorunlu olmadığını bilen kişi daha rahat katılır.
Kısa kontrol listesi
- ☐ Kapsam kalem kalem yazıldı, kapsam dışı da listelendi
- ☐ Personel sayısı rakamla belirtildi
- ☐ Katılımcı sayısı kesinleşme tarihi var
- ☐ İptal koşulları üç senaryo için ayrı yazıldı
- ☐ Hava koşulu maddesi ve B planı var
- ☐ Ferdi kaza sigortası kimde, kapsamı ne — yazılı
- ☐ İlgili spor branşı poliçede kapsanıyor mu — teyit edildi
- ☐ Sağlık beyanı süreci ve KVKK rızası hazır
- ☐ Görsel kullanım izni ayrı alındı
- ☐ Katılım gönüllü, alternatif program tanımlı
Yorum Yap