İki teklif arasındaki fark genellikle fiyatta değil kapsamdadır. Bu 12 soru, teklifleri gerçekten karşılaştırılabilir hâle getirir.
Üç ajanstan teklif aldınız. Biri diğerinden %30 ucuz. Doğal refleks ucuz olanı seçmek — ve kurumsal etkinliklerde en sık yapılan hata da bu.
Çünkü teklifler arasındaki fark neredeyse hiçbir zaman "aynı işin farklı fiyatı" değildir. Fark kapsamdadır ve kapsam teklifte yazılı olmadığı sürece görünmez. Aşağıdaki 12 soru, teklifleri gerçekten karşılaştırılabilir hâle getirir.
Operasyon ve kadro
1. Sahada kaç görevli olacak?
En kritik soru budur ve en sık kısılan kalem de burasıdır. Eğitmen, rehber, hakem ve operasyon sorumlusu sayısını rakamla isteyin. "Yeterli sayıda ekibimiz olacak" cevabı bir taahhüt değildir.
Referans oranlar: eğitim formatında eğitmen başına 4–8 katılımcı, deneyim formatında 8–12, kayakta başlangıç grubunda 6–8, bisiklette her tempo grubunda bir rehber ve bir süpürücü.
2. İlk yardım sertifikalı personel bulunacak mı?
Fiziksel aktivite içeren her etkinlikte olmalıdır. Sertifikalı mı, yoksa "bir arkadaşımız ilkyardım biliyor" mu — bu ayrımı netleştirin.
3. Etkinlik günü tek bir muhatabım kim olacak?
Kalabalık organizasyonlarda en sık yaşanan sorun, sorunun kime söyleneceğinin bilinmemesidir. İsim ve telefon isteyin.
Kapsam ve dahil olanlar
4. Sarf malzemesi fiyata dahil mi?
Paintballde boya kapsülü, airsoftta bilye, go-kartta tur sayısı, bowlingde oyun sayısı. Bu kalemler ayrı fiyatlandığında toplam beklenenin belirgin üstüne çıkabilir. "Kişi başı kaç adet dahil?" diye sorun.
5. Ekipman kirası dahil mi, hangi ekipman?
Kask, can yeleği, raket, bisiklet, kayak takımı. Ayrıca beden aralığı sorun — özellikle kayak ve bisiklette yanlış beden, katılımcının günü yarıda bırakmasının en yaygın nedenidir.
6. Ulaşım kime ait?
"Tesise ulaşım katılımcıya aittir" ibaresi, bütçeyi sessizce bozan cümledir. Şehir dışı etkinliklerde ulaşım toplam maliyetin %20–40'ı olabilir.
7. Yemek ne kapsıyor?
Öğle yemeği mi, ara ikramlar da mı, içecek dahil mi, özel beslenme (vejetaryen, glutensiz, helal) karşılanıyor mu. Ayrıca tesis dışarıdan yiyecek girişine izin veriyor mu — bu koşul sonradan öğrenildiğinde plan değişir.
Risk ve sorumluluk
8. Hava koşulu nedeniyle iptal olursa ne oluyor?
Açık hava etkinliklerinde bu sorunun cevabı sözleşmede yazılı olmalıdır. Alternatif tarih hakkı var mı? Ön ödeme iade ediliyor mu, yoksa krediye mi dönüyor? Kararı kim, ne zaman veriyor?
9. Alternatif kara/kapalı alan programı var mı?
İyi bir organizasyon ekibi yağmur ihtimaline karşı B planını teklif aşamasında sunar. Sorulduğunda düşünmeye başlıyorsa, o plan yoktur.
10. Ferdi kaza sigortası dahil mi?
Dahilse teklifte yazılı olmalı, kapsamı ve limiti belirtilmelidir. Değilse, katılımcı listesi üzerinden günlük poliçe yaptırmayı ayrıca planlayın. Bazı sporlarda (kayak, tırmanış, su sporları) standart poliçeler kapsam dışı bırakabilir.
11. Katılımcılardan sağlık beyanı alınacak mı?
Kalp rahatsızlığı, hamilelik, yeni geçirilmiş ameliyat ve fiziksel kısıtlar için bir süreç olmalı. Ayrıca bu bilgi toplanıyorsa KVKK uyumlu şekilde işlenmelidir — kim topluyor, nerede saklanıyor, ne zaman siliniyor.
Ödeme ve sözleşme
12. Ödeme planı, iptal ve katılımcı sayısı değişikliği nasıl işliyor?
Üç ayrı konu ve üçü de yazılı olmalı:
- Ödeme: Ön ödeme oranı ve bakiyenin vadesi
- İptal: Hangi tarihe kadar iptal edilirse ne kadar iade
- Sayı değişikliği: Kaç gün öncesine kadar katılımcı sayısı güncellenebilir ve eksilme durumunda ne olur
Son madde özellikle önemlidir: kurumsal etkinliklerde kayıt yaptıranların %10–20'sinin son anda katılmaması normaldir. Sözleşmede "kesinleşen sayı" tarihi yoksa, gelmeyenlerin bedelini de ödersiniz.
Teklif Karşılaştırma Matrisi: Fiyat Farkı Nerede Gizlenir?
Aşağıdaki tablo, iki teklif arasındaki %30'luk fiyat farkının sahada ne anlama geldiğini özetler:
| Kritik Kalem | Yüzeysel / Düşük Teklif | Profesyonel Kurumsal Teklif | İK ve Şirket Açısından Risk |
|---|---|---|---|
| Saha Kadrosu | Yalnızca 1 genel görevli | Eğitmen, bağımsız hakem ve saha koordinatörü | Katılımcıların sahipsiz kalması, organizasyonel kaos ve gecikme |
| İlk Yardım ve Sağlık | Sertifikasız personel / ecza dolabı | Resmi ilk yardım sertifikalı sağlık personeli ve acil planı | Olası sakatlanmada kurumsal sorumluluk ve panik |
| Sarf Malzemesi & Ekipman | Sınırlı (ekstra ücrete tabi) | Tam kapsamlı, yedekli ve limitsiz paket | Etkinlik günü bütçenin %40 aşılması |
| Hava Muhalefeti ve B Planı | "Hava kötü olursa erteleriz" (sözlü) | Yazılı alternatif tarih veya kapalı salon B planı | Ön ödemenin yanması veya günün tamamen iptal olması |
| Sigorta Standardı | Yok ya da mekanın genel sigortası | Katılımcı adına düzenlenen 3. şahıs / ferdi kaza poliçesi | İş kazası mevzuatı kapsamında hukuki risk |
| Medya ve Raporlama | Yok (telefondan çekim) | Profesyonel fotoğraf, video ve katılım raporu | Yönetime sunulacak veya iç iletişimde kullanılacak materyalin olmaması |
Bonus: teklifte olmaması gereken şey
Bir teklif "her şey dahil" diyor ama neyin dahil olduğunu satır satır yazmıyorsa, bu ucuzluk değil belirsizliktir. İyi bir teklif kalem kalemdir ve neyin dahil olmadığını da yazar.
Bu soruları nasıl kullanmalı?
Hepsini tek tek e-posta ile sormak yerine, teklif talebinizin ekine kısa bir liste koyun. Bu iki şey yapar: cevapları karşılaştırılabilir hâle getirir ve karşı tarafa ciddi bir alıcıyla konuştuğunu gösterir. Pratikte, bu listeyi gönderen şirketlere gelen teklifler daha detaylı ve daha gerçekçi olur.
Yorum Yap