# Şirket Spor Etkinliği Nasıl Organize Edilir? 8 Haftalık Geri Sayım Planı > Etkinlik gününden 8 hafta geriye doğru: hangi hafta ne yapılmalı, hangi karar ne zaman kilitlenmeli ve hangi adım atlanırsa ne bozulur. - **Kategori:** Spor Organizasyonu - **Yayın tarihi:** 2026-09-09 - **Kanonik adres:** https://kurumsalsporlar.com/blog/sirket-spor-etkinligi-8-haftalik-geri-sayim-plani Kurumsal spor etkinliklerinin çoğu iyi fikirle başlar ve kötü zamanlamayla biter. Sorun bütçe veya tesis değil, **hangi kararın ne zaman kilitlenmesi gerektiğinin bilinmemesidir**. Bu plan, etkinlik gününden 8 hafta geriye doğru çalışır. Süreniz daha kısaysa aşağıdaki adımları sıkıştırabilirsiniz ama sıralamayı değiştirmeyin — her adım bir öncekine bağlıdır. ## Hafta 8: Hedef ve çerçeve Etkinliğin ne olacağını değil, **ne için yapıldığını** yazın. Tek cümle yeterli ama net olmalı: - "Farklı departmanlardan çalışanların birbiriyle doğrudan teması" (kaynaşma) - "Yılın yoğun döneminin ardından moral" (ödüllendirme) - "Sektörde kurum görünürlüğü" (temsil) Bu cümle sonraki tüm kararları belirler. Kaynaşma hedefiyle rekabetçi bir turnuva, ödüllendirme hedefiyle zorlu bir parkur seçilmez. **Bu hafta ayrıca:** yaklaşık katılımcı sayısı bandı ve bütçe tavanı belirlenir. ## Hafta 7: Tarih ve format kararı Tarih, formattan önce gelir çünkü tesis müsaitliği tarihe bağlıdır. Dikkat edilecekler: - Şirketin yoğun dönemleri (kapanış, denetim, lansman) elenir - Okul tatilleri ve resmî tatil köprüleri katılımı düşürür - Mesai saati içi mi dışı mı — bu kararı şimdi verin, sonra değiştirmek katılımı bozar - Açık hava planlanıyorsa mevsim riski değerlendirilir Format da bu hafta netleşir: yarım/tam gün, şehir içi/dışı, tek aktivite/istasyon rotasyonu. ## Hafta 6: Teklif toplama En az üç yerden teklif alın ve hepsine **aynı bilgiyi** verin: katılımcı bandı, tarih, şehir, format tercihi ve bütçe bandı. Farklı bilgi verirseniz teklifler karşılaştırılamaz. Teklif talebine kısa bir soru listesi ekleyin: personel sayısı, sarf malzemesi dahil mi, ulaşım kime ait, iptal koşulu, sigorta. Bu liste hem cevapları karşılaştırılabilir yapar hem karşı tarafa ciddi bir alıcıyla konuştuğunu gösterir. ## Hafta 5: Bütçe onayı Onay sunumunu kişi başı maliyet üzerinden kurun ve **üç seçenek** sunun: temel, önerilen, genişletilmiş. Tek rakam "evet/hayır" sorusu yaratır; üç seçenek "hangisi?" sorusu yaratır. Onay gecikirse ne olacağını da yazın: "Bu tarihten sonra tesis müsaitliği ve fiyat değişir." Bu cümle, onayın gerçekten bu hafta çıkmasını sağlayan tek şeydir. ## Hafta 4: Rezervasyon ve sözleşme - Tesis ve hizmet sağlayıcı sözleşmesi imzalanır - Ön ödeme yapılır - **Alternatif tarih şimdi belirlenir** — iptal gününde değil - Ulaşım (otobüs/transfer) rezerve edilir - Catering ve menü onaylanır ## Hafta 3: Duyuru ve kayıt Etkinlik duyurusu bu hafta çıkar. Üç haftadan erken duyurulan etkinlik unutulur, bir haftadan geç duyurulan etkinliğe takvim ayrılamaz. Duyuruda mutlaka bulunması gerekenler: - **"Deneyim gerekmez"** ve **"katılım gönüllüdür"** — bu iki cümle katılımı doğrudan artırır - Kıyafet ve getirilecekler listesi (yanlış kıyafet, günü yarıda bırakmanın en yaygın nedenidir) - Katılmak istemeyenler için alternatif program - Saat, buluşma noktası ve dönüş saati - Kayıt formu ve son kayıt tarihi ## Hafta 2: Kayıt takibi ve sağlık beyanı Bu hafta kritik: kayıt oranı hedefin altındaysa müdahale etmek için hâlâ vakit var. Yöneticiler üzerinden hatırlatma, bire bir davet veya program içeriğinin netleştirilmesi işe yarar. Aynı hafta sağlık beyanları toplanır: kalp rahatsızlığı, tansiyon, hamilelik, yeni ameliyat, hareket kısıtı, alerji. Evet/hayır formatında, teşhis sormadan. Bilgi yalnızca etkinlik sorumlusunda kalır. Özel beslenme ihtiyaçları (vejetaryen, glutensiz, helal) da bu formda toplanır. ## Hafta 1: Kesinleşme ve lojistik - **Kesin katılımcı sayısı** hizmet sağlayıcıya bildirilir (sözleşmedeki tarihe dikkat) - Ekipman bedenleri iletilir (kayak, bisiklet, forma) - Ulaşım listesi ve kalkış noktaları paylaşılır - Hava durumu izlenir; T–24 kararı için hazırlık yapılır - İletişim akışı hazırlanır: kim duyuracak, hangi kanaldan, üç senaryo için hazır metin - Etkinlik günü akış çizelgesi (run sheet) yazılır ve saha ekibiyle paylaşılır ## Etkinlik günü Bir kişi **tek muhatap** olarak belirlenmelidir — hem katılımcılar hem saha ekibi için. Bu kişi aktiviteye katılmaz; koordinasyon yapar. Gün içinde takip edilecekler: kayıt/varış kontrolü, gecikenler, sağlık durumu bildirilenlerin takibi, fotoğraf–video çekimi ve zaman çizelgesine uyum. ## Etkinlikten sonraki 48 saat Bu pencere kaçırılırsa etkinliğin kurumsal değeri yarıya iner: - **3 soruluk kısa anket** gönderilir (uzun anket cevaplanmaz) - Fotoğraflar iç iletişim kanalında paylaşılır - Katılımcılara teşekkür mesajı ## Etkinlikten 1 hafta sonra **2 sayfalık sonuç raporu** hazırlanır ve bütçeyi onaylayan kişilere gönderilir: katılım oranı, anket sonucu, birkaç fotoğraf ve bir sonraki öneri. Bu rapor, gelecek yılın bütçesini onaylatmanın en kolay yoludur. ## En sık yapılan üç zamanlama hatası - **Duyuruyu geciktirmek.** İki haftadan az süre kalan bir etkinliğe katılım belirgin biçimde düşer. - **Alternatif tarihi sonraya bırakmak.** İptal günü 60 kişilik takvim hizalamaya çalışmak çalışmaz. - **Kesin sayıyı geç bildirmek.** Sözleşmedeki tarih kaçırılırsa gelmeyenlerin bedeli de ödenir. ## Sıkça sorulan sorular ### Şirket spor etkinliği kaç hafta önceden planlanmalı? 8 hafta ideal süredir. Daha kısa sürede yapılabilir ama adımların sırası değişmemelidir: hedef ve çerçeve (hafta 8), tarih ve format (7), teklif toplama (6), bütçe onayı (5), rezervasyon ve sözleşme (4), duyuru ve kayıt (3), kayıt takibi ve sağlık beyanı (2), kesinleşme ve lojistik (1). ### Etkinlik duyurusu ne zaman yapılmalı? Etkinlikten yaklaşık 3 hafta önce. Daha erken duyurulan etkinlik unutulur, bir haftadan geç duyurulana takvim ayrılamaz. Duyuruda "deneyim gerekmez" ve "katılım gönüllüdür" cümleleri mutlaka bulunmalı; kıyafet listesi, katılmak istemeyenler için alternatif program, saat, buluşma noktası ve son kayıt tarihi yer almalıdır. ### Tarih mi format mı önce belirlenmeli? Tarih önce gelir, çünkü tesis müsaitliği tarihe bağlıdır. Tarih belirlenirken şirketin yoğun dönemleri (kapanış, denetim, lansman) elenir, okul tatilleri ve resmî tatil köprüleri dikkate alınır ve mesai içi/dışı kararı verilir. Format bundan sonra netleşir. ### Etkinlik gününde kim sorumlu olmalı? Bir kişi tek muhatap olarak belirlenmelidir — hem katılımcılar hem saha ekibi için. Bu kişi aktiviteye katılmaz, koordinasyon yapar: varış kontrolü, gecikenler, sağlık durumu bildirilenlerin takibi, medya çekimi ve zaman çizelgesine uyum. ### Etkinlikten sonra ne yapılmalı? İlk 48 saatte 3 soruluk kısa bir anket gönderin, fotoğrafları iç iletişim kanalında paylaşın ve teşekkür mesajı yollayın. Bir hafta sonra 2 sayfalık sonuç raporu hazırlayıp bütçeyi onaylayan kişilere gönderin: katılım oranı, anket sonucu, birkaç fotoğraf ve bir sonraki öneri. Bu rapor gelecek yılın bütçesini onaylatmanın en kolay yoludur. --- Kaynak: [https://kurumsalsporlar.com/blog/sirket-spor-etkinligi-8-haftalik-geri-sayim-plani](https://kurumsalsporlar.com/blog/sirket-spor-etkinligi-8-haftalik-geri-sayim-plani) — Kurumsal Sporlar. Teklif: https://kurumsalsporlar.com/kurumsal-spor-teklifi